Datenschutzerklärung

Wer verantwortlich ist

Für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Mandantenportal ist verantwortlich: Sama & Partner, [Rechtsform], [Strasse und Nummer], [PLZ] Reinach AG, [UID]. Kontakt für Fragen zum Datenschutz: [Name oder Stelle, Mailadresse].

Wofür das Portal da ist

Über das Portal tauschen Sama & Partner und ihre Mandantinnen und Mandanten Belege, Dokumente, Aufgaben und Formulare aus. Wir bearbeiten Ihre Daten, um das Mandat zu erfüllen, das Sie mit uns vereinbart haben, und nur dafür. Es gibt keine Werbung, keine Auswertung Ihres Verhaltens und keine Weitergabe zu anderen Zwecken.

Welche Daten wir bearbeiten

• Ihr Zugang: Name, Mailadresse und Rolle. Alle melden sich mit Mailadresse und Passwort an; das Passwort speichern wir nur als nicht umkehrbaren Hash.
• Je Anmeldung speichert der Anmeldedienst die vollständige Netzadresse und das Gerät, solange die Anmeldung besteht, also bis Sie sich abmelden oder sie abläuft. [Höchstdauer einer Anmeldung festlegen und hier nennen]
• Was Sie hochladen oder ausfüllen: Belege, Dokumente und Angaben in Formularen. Darin können auch Daten Dritter stehen, etwa von Mitarbeitenden bei Lohnunterlagen.
• Ein Protokoll der Vorgänge im Portal, etwa wer wann ein Dokument hochgeladen oder eine Aufgabe erledigt hat. Die Netzadresse steht darin nur gekürzt auf die ersten zwei Teile.
• Anmeldeversuche, um das Durchprobieren von Passwörtern zu bremsen. Sie werden nach 24 Stunden gelöscht; Ihre Netzadresse speichern wir dabei nur als nicht umkehrbares Merkmal.
• Anfragen für einen Zugang über die Anmeldeseite: Sie werden nach 90 Tagen gelöscht, das Merkmal der Netzadresse nach 24 Stunden.
• Technische Protokolle des Servers mit vollständiger Netzadresse und Zeitpunkt jeder Anfrage, für die Sicherheit des Betriebs. Sie werden nach 14 Tagen gelöscht.
• Wenn Sie Belege per Mail an die Adresse des Portals weiterleiten: Absender, Betreff, Zeitpunkt und die Anhänge. Den Text der Mail speichern wir nicht, und die Mail selbst löschen wir aus dem Postfach, sobald sie im Portal steht. Anhänge werden zu Belegen wie ein Upload. Die Angaben zur Mail löschen wir nach 14 Tagen; eine Mail, die wir keinem Mandat zuordnen können, samt Anhängen ebenfalls nach 14 Tagen.
• Was das Portal aus eingereichten Belegen liest, damit das Büro sie schneller erfassen kann: Lieferant, Datum, Betrag, Währung, MWST-Sätze, Rechnungsnummer und der Text des Belegs. Das liest eine KI bei Infomaniak in der Schweiz; nur das Büro sieht das Ergebnis, und gebucht wird nichts davon automatisch. Es wird zusammen mit dem Beleg gelöscht.
• Fragen des Teams von Sama & Partner an Aiconic über die Hilfe im Portal: Text, Name, Mailadresse und Zeitpunkt. Sie werden nach 180 Tagen gelöscht.

Wer Ihre Daten im Auftrag bearbeitet

Das Portal betreibt für uns Aiconic Studio Bingesser, Neuhusweg 4, 6205 Eich (UID CHE-429.542.672), als Auftragsbearbeiterin nach einem Vertrag über die Auftragsbearbeitung. Aiconic setzt dafür folgende Dienste ein:

• Supabase Inc. für Datenbank, Anmeldung und Dateiablage, Rechenzentrum in Zürich. Supabase hat ihren Sitz in den USA; [Garantien für eine Bekanntgabe ins Ausland, juristisch zu prüfen].
• Infomaniak Network SA für den Server des Portals in der Schweiz, für die Sicherung in Genf, für das Postfach, an das Sie Belege per Mail weiterleiten können, und für das Lesen von Belegen mit KI. Laut den Nutzungsbedingungen von Infomaniak werden die Inhalte dabei nur für die Dauer der Anfrage gehalten und nicht zum Training verwendet. [schriftliche Bestätigung von Infomaniak einholen] [Standort des Postfachs bei Infomaniak bestätigen]
• Resend für den Versand von Mails des Portals, auch für Fragen des Teams an Aiconic. [Region und Garantien bestätigen]
• Für die Überwachung des Betriebs erhalten Healthchecks.io und Better Stack nur, ob das Portal antwortet. Personendaten gehen dabei nicht hinaus.

Die Prüfung hochgeladener und per Mail eingegangener Dateien auf Schadsoftware läuft auf dem Server des Portals selbst.

Wie lange Daten bleiben

Fristen werden geladen.

Endet Ihr Mandat, erhalten Sie einen vollständigen Export Ihrer Dokumente. Er bleibt 30 Tage abrufbar, danach löschen wir Ihre Daten im Portal. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen wir in unserer Buchhaltung, nicht im Portal.

Wir sichern das Portal jede Nacht verschlüsselt. Eine Sicherung lässt sich 27 Tage lang von niemandem löschen oder ändern. Was im Portal gelöscht wird, ist spätestens nach 30 Tagen auch aus jeder Sicherung weg.

Wie wir Ihre Daten schützen

• Die Verbindung ist verschlüsselt.
• Die Trennung zwischen Mandaten erzwingt die Datenbank selbst: Wer zu einem Mandat gehört, sieht nur dessen Daten.
• Sicherungen sind verschlüsselt, der Server selbst kann sie nicht lesen. Den Schlüssel hält Aiconic, und Sama & Partner erhält einen eigenen. [Nach Samas Schlüsselprobe am 10.11.2026 bestätigen]

Cookies und Speicher im Browser

Das Portal setzt nur die Cookies, die für die Anmeldung nötig sind. Im Speicher Ihres Browsers merkt es sich Ihre letzten Suchen und zwei Einstellungen des Scanners; das verlässt Ihr Gerät nicht. Die Programmteile des Scanners liefert das Portal selbst aus, nicht ein fremder Dienst. Es gibt keine Analyse und keine Werbung.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen, falsche Angaben berichtigen und Daten löschen oder herausgeben lassen, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung entgegensteht. Schreiben Sie dazu an [Mailadresse für Datenschutz]. Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten beschweren.